Padło kilka pytań dotyczących modelu SaaS – jak działa, dlaczego w ten sposób, jak wygląda bezpieczeństwo danych, itp.

Po udzieleniu odpowiedzi na powyższe pytania, rozmowa zeszła na tematy czysto techniczne oraz wdrożeniowe. Zapamiętałem szczególnie jedno pytanie, klient zapytał mnie:

Ile czasu będę musiał czekać od zamówienia usługi do jej uruchomienia?

Przyznam, że zaskoczyło mnie to pytanie. Moje zdziwienie wynikało z tego, iż po prostu przywykłem do faktu, że z aplikacji typu SaaS można korzystać od razu po ich zamówieniu!

Automatycznie więc odpada nam:

• czas potrzebny na zadbanie o właściwą konfigurację maszyny docelowej (o to dba dostawca usługi)
• czas dotarcia do nas wdrożeniowców produktu (przecież nie zawsze zamawiamy produkt z tego samego miasta, a nawet kraju) lub jeśli produkt zostanie nam wysłany pocztą…
• czas potrzebny na instalację produktu na naszym serwerze

Co więcej, jeśli chcemy na początek przetestować wybraną usługę typu SaaS, również możemy to wykonać od ręki. Zazwyczaj usługi tego typu oferują dosyć długi (14 dniowy, 30 dniowy) okres próbny, który zaczyna funkcjonować zaraz po tym, jak dokonaliśmy zamówienia. Oczywiście okres testowy są bezpłatny.

Są ludzie, którzy kochają działać “tu i teraz” oraz lubią mieć wszystko gotowe od ręki. Inni po prostu chcą wspomóc swój biznes oprogramowaniem od zaraz, bez konieczności czekania na wdrożenia oraz uruchomienia rozwiązania.

Obie te grupy – oraz kilka innych nie wymienionych – chcą zapewne mieć swój software dostępny i gotowy do użycia w dowolnym czasie oraz w dowolnym miejscu… ale o tym innym razem :)

Co to znaczy? Przede wszystkim, musimy posiadać serwer. Serwer możemy umieścić fizycznie:

• we własnej serwerowni – czyli w klimatyzowanym pomieszczeniu, dbając o odpowiednie zasilanie, archiwizację danych oraz procedury bezpieczeństwa, lub
• w dedykowanej serwerowni – czyli oddajemy nasz serwer pod opiekę zewnętrznej firmie, która dba o to, aby był on bezpieczny i dostępny dla nas za pośrednictwem internetu.

Zainteresowanych głębiej powyższym problemem odsyłam do artykułu na ten temat umieszczonego blogu Pawła Fornalskiego.

Bez względu na to, na które rozwiązanie się zdecydujemy, musimy być zadbać (pośrednio bądź nie) o następujące kwestie:

• zakup serwera – musimy wybrać sprzęt odpowiadający naszym wymaganiom,
• instalację systemu operacyjnego – sama maszyna bez systemu jest bezużyteczna,
• administratora – czyli osobę, która będzie się naszą maszyną opiekować,
• bezpieczeństwo danych, czyli procedurę wykonywania kopii bezpieczeństwa naszych informacji,
• rozbudowę infrastruktury, czyli dołożenie kolejnych maszyn lub rozbudowa aktualnej w przypadku rozwoju firmy

Jeżeli zamiast zajmować się wyżej wymienionymi sprawami wolisz skupić się na swoim biznesie, powinieneś poważnie zainteresować się oprogramowaniem w modelu SaaS. Wszystkie wyżej wymienione obowiązki spoczywają bowiem na dostawcy usługi i są nieistotne dla końcowego użytkownika oprogramowania.

Wynika to z faktu, iż model SaaS zwalnia użytkownika z konieczności posiadania rozbudowanej infrastruktury IT. Jedyne co jest potrzebne w firmie, to łącze internetowe oraz zwykłe komputery z dostępem do internetu. Ciężar zapewnienia zaplecza sprzętowego przejmuje na siebie dostawca oprogramowania.

Jak to wygląda w przypadku Funneli? Aplikacja jest przechowywana na naszych serwerach i zwalniamy naszych klientów od odpowiedzialności za sprzęt. W końcu oni chcą po prostu korzystać z prostego systemu CRM a nie martwić się o sprzęt. Pomijając wygodę, jest to po prostu tańsze… ale o tym innym razem :)

• instalować oprogramowanie na własnym serwerze, lub
• skorzystać z rozwiązań typu SaaS (ang. Software as a Service)

Tematem dzisiejszego wpisu nie ma być jednak przedstawienie różnic tych dwóch zasadniczo odmiennych podejść. Chciałbym przedstawić jeden konkretny aspekt, który często nie jest doceniany przez klientów, mianowicie automatyczne aktualizowanie aplikacji do najnowszej wersji.

W klasycznym modelu aplikacja jest instalowana na serwerze klienta. Każdy update to najczęściej konieczność:

• wezwania osoby technicznej, która jest w stanie wykonać aktualizację,
• czekania na udostępnienie aktualizacji przez producenta,
• uiszczenia opłaty

W modelu SaaS tego typu aktualizacje wykonywane są automatycznie i w żaden sposób nie angażują użytkownika. Klient nie musi wzywać osoby technicznej, czekać na pojawienie się paczki z aktualizacjami oraz uiszczać opłaty.

Przykład nr. 1 – program pocztowy GMail. Bardzo często pojawiają się nowe funkcjonalności, które są dostępne “od ręki” – niczego nie trzeba doinstalowywać.

Przykład nr. 2 – Funnela. Od startu (marzec 2009) aktualizowaliśmy naszą aplikację ponad 30 razy. To około jedna aktualizacja na tydzień, w skład której wchodzą zarówno poprawki błędów jak i nowe funkcjonalności. Jedyną rzeczą, którą wymagamy od klienta przy aktualizacji to wybór przycisku “OK”.

Informacja o przeprowadzeniu automatycznej aktualizacji Funneli

Czas oraz środki, które poświęcilibyśmy na ręczne aktualizację systemu, można wykorzystać w dowolny preferowany przez nas sposób. To prowadzi do wniosku, że SaaS to również ogólnie oszczędności… ale o tym innym razem :)

Przykład definiowalnych pól w module kontaktów Funneli

Definiowalne pola pozwalają przechowywać dowolne informacje o naszych klientach, którą mają dla nas wartość biznesową. Numer NIP, REGON, numer rejestracyjny samochodu czy każda inna wartość może zostać w łatwy sposób przypisana do klienta.

Funkcjonalność ta jest istotna z dwóch głównych powodów:

• pozwala przypisać do klienta atrybuty specyficzne dla branży w której działamy,
• pozwala zaimportować dane wyeksportowane z dowolnego systemu i wprowadzić je bez strat do Funneli

Zapraszamy do definiowania!

Centrum pomocy Funneli - strona główna

Aktualnie można tam znaleźć pogrupowane tematycznie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania oraz zapoznać się z instrukcją szybkiego startu.

Sukcesywnie będziemy rozbudowywać system pomocy o nowe materiały.

Zapraszamy do lektury!

Funnela posiada mechanizm automatycznej odpowiedzi na maile. Jest to rozszerzenie mechanizmu automatorów. Aby utworzyć wakacyjną wiadomość należy wejść w “Ustawienia” -> “Automatory” i stworzyć nowy automator.

Aby automator zadziałał na wszystkich wiadomościach przychodzących, należy ustawić jedną regułę: temat zawiera <pusty ciąg znaków>. Oczywiście można ustawić automator, aby odpowiadał tylko na maile z określonych skrzynek odbiorczych, lub spełniające dowolne inne reguły.

Następnie w czynnościach ustawiamy “odpowiedz” i wpisujemy pełną treść wiadomości wakacyjnej (temat zostanie utworzony automatycznie na podstawie tematu oryginalnej wiadomości). Możemy również dodać inne czynności np. oznaczyć maile tagami, aby później łatwo odszukać wiadomości na które odpowiedział automat.

Pamiętaj aby NIE uruchamiać tego automatora (opcja “zastosuj”) dla wiadomości już znajdujących się w systemie – może to spowodować wysłanie wielu niepożądanych maili.

Poniżej przykład ustawienia automatora – autorespondera:

Miłych wakacji!

PS. Tej funkcji można używać również z automatorami folderów. Funnela może wysłać automatyczną odpowiedź gdy wiadomość zostanie przeniesiona do konkretnego folderu np. z wiadomościami oczekującymi na obsługę.

OK, przecież można to zrobić w łatwiejszy sposób – każdego naszego klienta dodajemy do pola “BCC”. Pomijając brak personalizacji takiej wiadomości, staniemy przed problemem limitów serwerów pocztowych, które po prostu zignorują jednorazową przesyłkę zawierającą setki odbiorców.

Oto 5 kroków jak bezboleśnie wysłać mailing:

1. Założyć konto w Funneli. Uwaga: być może ten krok masz już za sobą. Jeśli nie, założenie nowego konta zajmie Ci najwyżej 30 sekund.
2. Stwórz grupę w książce adresowej i dodaj do niej swoich klientów. Jeśli dopiero założyłeś konto, zaimportuj swoje kontakty.
3. Przejdź do widoku poczty, stwórz nową wiadomość pocztową i przejdź do trybu mailingowego (”Pokaż więcej pól” -> “Tryb wysyłki mailingowej”).
4. Wybierz z książki adresowej (”Pokaż książkę adresową”) grupę, do której chcesz wysłać mailing, przenosząc ją do pola “Odbiorcy mailingu”.
5. Uzupełnij temat oraz treść mailingu i wybierz przycisk “Wyślij”. To wszystko – Twój mailing właśnie rozsyła się do Twoich klientów.

Życzymy wysokiej konwersji!

Uwaga: możliwość masowej wysyłki poczty dotyczy wyłącznie płatnych kont.

Dlaczego warto używać szablonów? Szablony e-mail to prosty i skuteczny sposób na usprawnienie komunikacji z klientem. Pomagają m.in:

• oszczędzać czas – nie trzeba po raz kolejny pisać maili o podobnej treści od zera lub szukać ich pośród wiadomościach wysłanych
• ujednolicić treść komunikatów skierowanych do klientów – nie trzeba zastanawiać się jak dobrać słowa za każdym razem gdy klient zadaje pytanie

Szablonami można zarządzać z poziomu nowej wiadomości pocztowej, używając menu Szablony:

Widok menu szablonów

Z tego poziomu można tworzyć nowe szablony oraz edytować i usuwać istniejące.

Widok zarządzania szablonami wiadomości